企業でRPAを導入するときのポイントと効果

現在、国内企業では、ホワイトカラーの業務効率改善と人手不足の解消、残業減少のために、RPAの導入を検討するケースが増えています。

しかし実際に導入を決めてそれを実行するときには、どんなことに気をつけていけばいいのでしょうか。

今回は、RPA導入に当たってのポイントをご紹介いたします。

■ RPAに向く業務をまず理解すること

まず「RPAを導入したい」と思ったときに理解しなくてはならないのが、
「RPA導入に向いている業務はどのようなものか」ということです。

RPAは定型化した業務を人の代わりに行ってくれる頼もしい存在ですが、向いている業務とそうでない業務が存在することは事実です。

一般的に、RPAのようなロボット化に向く仕事というのは、処理件数やデータ量の多い仕事があげられます。

毎日時間に追われる大量処理業務はミスが起こりやすく、比較的単純作業であるにもかかわらず担当者にはプレッシャーがかかりやすくなります。

さらにその日のうちに終わらせることが大きな目標となるため、残業にもなりやすくなります。こういった作業はRPA向きの仕事といえるでしょう。

また、連続して複数のパソコン操作をする、プロセスの長い仕事にもRPAにとっては得意領域といえます。

さらに、1時間や30分に1回という形でインターバルをあけて定期的に繰り返すような業務をRPAに任せれば、担当者が張り付く必要もなく、飛躍的に効率がアップすることになります。

まずはこうした“RPAに向いている仕事”をしっかり把握することが必要です。

■自動化する業務としない業務をしっかり見極める

こうした「RPAに向いている仕事」の特徴を把握した上で、さらに行うべきは、実際に導入しようとする業務領域の中で、「どこの部分が自動化に向いていているのか」、「逆にどこが向いていないのか」をしっかり精査するということです。

最初から残業を減らすことだけを念頭において、すべてのプロセスを一気に自動化、RPA導入化をはかるのではなく、確実にできるところから自動化を段階的に進めていくといった柔軟な発想が必要になります。

機密性の高い情報を処理する場合には、常に人が監督するといった体制を確立することも必要になるのです。

手足となって働くのはRPAでも、常に人が監督するといった仕組みを維持することが成功の鍵になっているともいえます。

また顧客対応が絡むような業務の場合は、RPA任せにせず人が常に管理して顧客と向き合うといった配慮が必要になります。

これは顧客満足度やCRMにも関わる話となるので、慎重に業務を見極めることが必要です。

■自動化する業務の詳細を掌握する

具体的に自動化する業務が決まったら、その業務の詳細を完全に掌握することが必要になります。

担当者の説明により業務要件の流れをしっかりと把握するとともに、実際に担当者が行っている作業を目視して流れに間違いがないか、などの詳細部分をチェックした上で、RPAでの実装化をはかることが重要です。

単純作業、定型化作業といわれるものでも、人がやるから適宜判断できているものがあるケースは意外と多いはず。

導入時には、この部分を見逃さない努力が必要です。

■導入にだれが主体的に取り組むかを明確にする

実際のRPAの導入に当たっては、「だれが取り組むのか」も明確にする必要があります。

既存のIT・システム部門がリードするのか、もしくは、事業を行っている現場の責任者がリードするのかを明確にしておかないと、導入が始まってから、「責任範囲が不明確になる」といった別の生産性低下要因が発生しかねません。

組織内での導入ではこのあたりも十分に注意する必要があります。

RPAの場合には、専門的な知識を必要とすることはなく、現業部門がリードしてとりおこなうことも可能ですが、バックオフィス全体でRPAの導入をはかろうとするならば、全社の統括的な部門にあたるシステム部門などが責任を持てば各部門での導入実績から知見が溜まることにもなります。

全体の最適を考えるならば、主体部門をどこにするのかはよく検討すべきなのです。

■RPAが扱う内容に変化がでたら設定手順を再変更し誤作動を防ぐ

RPAは、「一度設定してしまえば未来永劫に使える」というわけではありません。

扱う帳票などが少しでも異なるものになった場合、人が対応すれば臨機応変に乗り切ることができても、ロボットが行うものは変化を再設定で補ってあげる必要があります。

これを放置してしまうと、誤動作のもとになり細心の注意が必要となることを忘れてはいけません。

RPAを稼動させはじめたらきめ細かいメンテナンスが必要になるというわけです。

■効果はすぐに現れることに

以上のような5つのポイントを明確にしてRPA化をはかっていけば、その効果は歴然と現れることになります。

とくに漫然とRPAの導入を考えるよりも導入当初から課題と目標が明確になっていますから、それに対する効果測定も迅速に行うことができるようになり、導入当初から大きな効果を発揮させることができるようになるのです。

残業の減少も顕著になり、なによりルーティーンワークに忙殺されていた従業員の働き方改革に大きく寄与することになるのが
この“RPAの導入”なのです。

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