各業界で注目される一番のRPA活用は「膨大な事務手続き」

RPAの導入にあたっては多くの企業が前向きな検討を開始し始めていますが、そのさまざまなメリットの中でも多くの企業が注目しているのが、“膨大な事務手続きを活用することで大きく軽減することができる”という点です。

すでに多くの業界で人口減少と少子高齢化の影響で人の雇用が難しくなりつつあり、とくに業務の繁忙を極める部分に関して、雇用を増やすことで解決をはかるという高度成長期のような戦略をとることが出来なくなりつつある点は、非常に大きな問題になってきています。

しかしRPAならば、こうした企業が抱える労働力の本質的な問題を一気に解決させる原動力になることができるのです。

■保険の不備チェックなどでは大きな力を発揮

RPAの導入は、短期間で書類の不備などを一斉にチェックすることが求められる「保険業界」などで特に注目されています。

顧客が書類に記載した内容が間違っていないかの契約書類不備チェックというプロセスは、これだけITが進化したにもかかわらず、生損保の業界では常に人海戦術で短時間に処理することが求められてきました。

電子化する仕組みも多く検討されてきましたが、実際のところは結局人が介在して、なんとか時間内に納めるやり方が選択されており、ピークの業務のために異常に多くの人員を配置するという、決して効率的とはいえない業務体制が敷かれているのが現実です。

しかしRPAを導入すれば、1台の導入で人の業務の100倍から200倍といったスピードで、人よりはるかに正確に業務を遂行することができますから、全体の人員も大幅に削減しながらこれまでにないような業務効率を実現することができるようになるのです。

人が行うのは最終確認やごく一部の修正、書類ファイリング作業のみとなりますから、これまでの人海戦術の業務とは隔世の感がある事務作業を実現することが出来るようになるのです。

■金融機関ではローンの契約審査プロセスの時間短縮にも能力を発揮

こうした効率性の高さは、金融機関でも現実のものになりつつあります。

たとえばローンの契約審査の場合、申し込みから実施までの時間が各社で非常に短くなっており、ローン審査を短時間に実施すること自体が競合他社との戦略上、あるいは営業上大きな差別化ポイントになっているのです。

つまり、審査の遅い会社はそれだけビジネスチャンスを失うという極めて厳しい状況が続いています。

大手はとにかく、競合に勝つために書類チェックの要員を大幅に増員することで問題解決をはかっていますが、こうしたチェック業務も一瞬の時間にピークが訪れるだけで、そのピークのためだけに多くの人員を投入するという極めて非効率な状況になっているのです。

しかしこれをRPAがカバーするようになれば、通常の限られた陣容にRPAの対応ができれば人が行う手入力のミスなども完全に排除することができ、飛躍的な業務スピードを実現することができるのです。

これまで人海戦術で対応してきた人員も、簡単な内容であるにもかかわらずストレスのたまる業務から解放され、働き方を大きく変化させることが出来るようになるのです。

■月末などに集中する伝票処理の代行

RPA導入のメリットは金融機関のような特別な業務プロセス以外にも活かすことが可能になります。

たとえば、月末や20日締めといった伝票処理のタイミングでも大きな能力を発揮することになるのです。

一般的な締めの業務では、請求書の情報を人が読み、その内容を理解した上で業務システムに入力を行い、データの検証をしてから総勘定元帳に転記するといった人力のプロセスをマニュアルに基づいて行っているがほとんどです。

ERPが導入されたのだから簡単に行えるであろうと思う方も多いと思いますが、現実のプロセスではこの領域はまったく自動化が進んでいません。

しかしRPAを導入すれば、情報の読み取り、入力、検証、転記といったプロセスを完全に自動化することができるようになります。

結果として、まずエラーが激減することになり、品質が飛躍的に向上するとともに定型作業にかかる時間を全体の65%からものによっては75%程度まで削減することができるようになるのです。

経理部門も、月間の特定の何日かに集中する業務のために予め多くの人間を確保するという体制をとっているところがほとんどですが、RPAを導入すれば人員配置が劇的に変化することになるのです。

■残業を大幅に減らし、企業全体の働き方改革にも寄与

このようにRPAの導入は、バックオフィスで定型業務に従事している従業員の労働内容を劇的に変化させることになります。

まず人海戦術で対応せざるを得なかった業務の残業を大幅に減らすとともに、そもそもの作業に近いような定型業務から多くのオフィスワーカーを解放することにより、企業全体としての人員配置計画を大幅に見直すきっかけを作ってくれます。

しかも、全社的な働き方改革を推進する重要なソリューションとして機能してくれるようになるのです。

これは、これまで企業内での生産性を大きく変えようとしてもなかなかきっかけがつかなかった、ホワイトカラーの働き方に大きなインパクトを与えるものとなることは間違いなく、RPAは全社的な視点で導入する企業も増えてきているのです。

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