RPAに実行させる作業を設定するときの流れ

RPAは、人が行っていた定型作業を完全に人に代わって行ってくれる強い味方です。

大きなコストと時間をかけて開発を行わなくても、簡単に人の作業を代行してくれるのがRPAの大きな魅力となります。

そのRPAは実際の実行にあたって、どのように作業を設定していくことになるのかを詳しく見ていきましょう。

■RPAとこれまでの自動化を比較する

これまでの自動化は、業務の要件定義を行い、それを満足させられるシステムをオーダーメイドのようなかたちで構築することが必要となりました。

専用プログラムの開発は時間とコストが高く、当然のことながらプログラミングスキルが必要となるため、ITスタッフや外部の開発者のみが対応可能なもので、大掛かりな開発となるのが基本となります。

しかしRPAは、業務のプロセスだけを詳らかにすれば、短期間に低コストでそのプロセスを完璧にトレースすることができるようになります。

しかも、特別なプログラミングスキルを一切必要としない点が大きな違いになります。

これまでのシステム開発と比較すると、飛躍的な変化になっており、広範な普及ができる大きな要素になっているのです。

■RPAでできること

RPAで具体的にできることは、実に様々です。

バックオフィスでホワイトカラーが行ってきた定型業務のほとんどは、RPAによって代行可能となります。

特別な判断を必要としない作業に関しては、すべてRPAがとって代わることができます。

主な対象範囲としては、クローリングと呼ばれる情報収集のプロセスから始まって、構造化データの読み取り作業、入力作業、検証作業、複数のシステムへのログイン作業などが可能になります。

RPAは様々なサイトやDBから情報を取得し、画面の文字や紙の文字の読み取りも可能で、読み取った文字を人の代わりに入力することもできます。

また、従来は人が行うしかなかった異なるシステム間の突合せや検証も可能となっていることから、人の行うプロセスをそのまま代行することができます。

RPAによって利用可能なものは、ERP、基幹システム、クラウド、DB、製造システム、各種分析ツール、オフィス製品、インターネット、ビックデータ、在庫管理システム、メインフレーム、サーバー、紙の伝票、マクロ、社内イントラネット、営業支援システム、紙の請求書、メール送信、メール読み込み、アクセス、顧客管理システム、受注管理システムなど数え上げればきりがありません。

人が扱っていたシステムには、ほとんど対応が可能であると言えるでしょう。

■RPA導入の流れについて

RPAを導入するにあたっては、はじめに業務の診断・検証を行ってから実際の導入・設定を実施していくことになります。

まず、RPAに代行して実行させる作業の領域についてアセスメントを実施し、その業務の流れの中での優先順位付けを行います。

当然のことながら、その業務をRPAで代行させた場合の投資対効果を算出し、導入が適切かどうかの判断を行います。

ほとんどの業務は、初期コストを考えても十分にペイするものとなります。

そして、実行計画を策定し、RPA対象業務を決定することになります。

この段階で、どこのRPAソフトウエアが適切なのかのパッケージ選定も同時に行われることになります。

RPA導入において、ソフトウエアの要件をよく確認することは非常に重要なこととなります。

RPAの開発と導入に当たっては、人が行ってきたプロセスを精密に文書化してRPAが確実にトレースできるように準備をしていきます。

導入とともに考えなくてはならないのが、RPAの“管理運用体制の確立”です。

導入したRPAを、その後どのように管理・運用していくのかの内部統制についても設計と導入が必要ですし、RPAを管理する人材の育成も行うことが必要になってきます。

導入後に業務の流れが変化した場合には、その変化部分を再度正確に記述し、差分をRPAが対応できるように修正を行っていきます。

当初の設定が正確に行われていれば、プロセスが変更にならないかぎり修正は発生しませんが、外部要因で変化があった場合には、その都度修正を行っていくことになります。

運用体制が確立できれば、RPAをブラックボックス化することなく業務に利用することが可能になりますので、管理運用体制は、導入とともに重要なものとなります。

■導入におけるポイント

RPAはシステムではありませんから、100%を最初から求めると失敗することが多くなります。

人がチェックしなくてはならない部分は、予め分けて考えることが必要です。

またRPAは、業務を支援するツールであることから、業務を統括する部門が主導で導入し、あくまでIT部門は支援をするという関係が望ましくなります。

複数のプロセスで異なるRPAが社内で動き出すことになるのであれば、将来的には、RPAの専門組織を立ち上げて、専門家が管理・運用・構築の指揮をとるようにし、知見が積み上がるように工夫することも必要です。

これだけのポイントをクリアすれば、確実にRPAの効果とこれまでにない生産性の高さを享受することができます。

RPAが稼動しはじめれば、残業の問題も大きく解決することになりますし、手の空いた人材が別の業務に専念することもでき、働き方改革にも大きく寄与することになるでしょう。

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