失敗したくない人のためのOCRソフト比較ポイント

RPA(ロボットによる業務自動化)による業務の効率化は、業種を問わず企業のシステム改善に不可欠な技術として、注目を浴びています。

その中でも、書類整理・管理の自動化は、多くの企業で自動化を促進する工程です。

今回は、OCR(光学文字認識)ソフトを用いた業務効率化のための、各ソフトの比較ポイントをご紹介します。

■OCRソフトの機能を用途に応じて比較

OCRソフトには、それぞれ得意分野とする書類のタイプがあります。

図やテキストの混ざった文書の読み取りに適したタイプのソフトや、名刺の読み取りに特化したタイプのソフトなど、用途に応じた機能を選びましょう。

また、単純に読み取るだけでなく、読み取った書類をそのままクラウド共有するものや、自動で管理するものもあります。

一方、単純にテキストデータを作成するのみの機能が使いやすい場合もあります。

読み取ったあとのデータをどのように使いたいかによって、便利さが異なるのです。

OCRソフトによって自動化したい工程が「名刺管理」なのか、「過去の書類のデータ化と管理」なのかなど、用途を明確にした上でソフトを比較検討すると良いでしょう。

その全てに対応したい場合は、それに応じたソフトを選択する必要がありますが、機能が増えれば増えるほど価格が高価になることも忘れてはなりません。

RPAという観点から見ると、今まで社内の人間によって遂行されていた単純業務をロボットに任せることが業務効率化を促進します。

自社ではどの工程が社員の時間を浪費させているのかを分析し、その工程に適したOCRソフトを導入してください。

■OCRソフトの価格と機能を検討して比較

OCRソフトは、フリーソフトから6万円程度のソフトまで、幅広い価格帯のソフトが存在します。

価格の違いは2つの観点から生まれます。

一つは文字読み取りの精度、もう一つは機能の豊富さです。

文字の読み取り精度については、無料のソフトと有料のソフトの差が大きく、有料ソフトの中では微差になります。

間違いなく文字を読取るOCRソフトは存在しないので、有料版であれば、ある程度の読み取りを実現できるでしょう。

有料OCRソフトの中での価格差は、対応する言語の多さや、読み取ったデータの管理機能の豊富さ、読み取る書類のカテゴリ数などの条件で生まれています。

自社で必要な機能を把握し、必要な条件を満たす中で安価なものを検討しましょう。

対応する言語が多いOCRソフトは高価になりやすいです。

自社で多言語の書類をデータ化する必要がある際には必要な投資となりますが、単純に高価なものだからといって文字精度が上がるわけではありませんので注意しましょう。

名刺に特化したOCRソフトでは、名刺を読み取るための専用スキャナなどの付属品がついている場合もあります。

こうした商品のほうが、価格は高いとしても名刺の正確な読み取りには適しています。

単純に安価なものを選択するのではなく、価格に見合った正確性を高くする付属品などがついている場合は、それも考慮に入れて検討すると良いでしょう。

■国内外のソフトを比較

OCRの技術は欧米諸国で古くから改善が繰り返されていましたが、日本では漢字の読み取りが困難であるため、精度の向上に大きな課題がありました。

海外の書類を読み取ることや翻訳を目的としてOCRソフトを使う場合は、その言語に応じた海外のソフトを用いるのが最も精度を高める選び方です。

複数の言語を横断する場合でも、欧米の言語に対しては互換性のあるOCRソフトも多くあるため、海外のソフトを比較すると良いでしょう。

一方で、日本語を読み取るのであれば、国内メーカーのOCRソフトの精度が優位です。

漢字、カタカナ、ひらがなのある日本語は、最も複雑な読み取り技術を必要とします。

その言語に対して開発を続けている国産のOCRソフトは、徐々にその精度を高めています。

このように、OCRソフトを失敗せずに選ぶためには、第一に具体的な用途を決める必要があります。

「書類をデータ化してみたい」というレベルのヴィジョンで購入すると、機能の不足や、不必要な高価ソフトを選ぶことにつながります。

OCRソフトの文字の読み取り精度や使い勝手に不安を感じる方は、無料お試し版や、廉価バージョンから購入してみると良いです。

機能に制限があるものがほとんどですが、どの程度読み取れるのか、自社で使う書類は適しているのかを判断するのには十分事足りるでしょう。

ちなみに、スキャナなどに付属したOCRソフトは、有料版と比較すると読み取り精度に大きな差があります。

もしもフリー版のOCRソフトで利用できないと判断したのであれば、一度有料版をお試しいただきたいです。

OCRソフトは、すでに無意識ではあるが効率化可能な、書類に関わるあらゆるタスクを自動化してくれる可能性があります。

人手不足が深刻化する昨今、業務内で発生する資料の整理や管理は、人手を割くのには惜しい単純作業と考えられます。

自社で単純な整理・データ化などの業務が発生している場合は、OCRソフトによる効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

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