“人”だけでできる業務改善の限界…成果が上がるRPA導入のススメ

RPA(ロボットによる業務自動化)は、どの企業も目指している業務効率化の限界を超えることができる手段として、注目されています。

RPAを導入することで、具体的にどのような業務改善が可能になるのでしょうか?

適切なRPAの導入方法とともにご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

■人が志してきた業務効率化の限界

業務効率化は、業種問わず全ての企業の発展に必要不可欠な課題と言っても過言ではありません。

人が業務効率化を志す場合、プロセスの標準化やマニュアル化を進めます。

多くのスタッフが均一な仕事をできるような土壌を整備することで、業務効率化を志すのです。

また、アウトソーシングや分業での工夫を行うことによって、効率的なサイクルを回すことのできる業種も存在します。

適切な人材がそれぞれの業務を担うことで、無駄を削ぎ落とすことが可能です。

しかし、こうした手法には限界があります。

いくら単純作業であっても、人の手を通じて業務が完了するものは、最終的に労働者の時間と労力を消費し続けるからです。

オートメーション化が容易な分野では、すでに多くの業務自動化が進んでいますが、営業や人事など人の担う業務については、極めて自動化が難しいとされてきました。

■RPA導入方法と業務改善の道筋

RPAは、これまで人が担ってきた業務を自動化することを可能にします。

プロセスの一部にRPAを導入する場合も、RPAが人員として機能してくれるため、人的コストを削減することができるのです。

RPA導入方法の第一のステップは、自社のどの業務が自動化可能で、どういった動きをRPAに求めるかを明確にすることです。

RPAの中には、AIによる自動学習機能があるものとそうでないものが存在します。

それぞれ担う役割の性質が異なるため、導入するポイントを見極めて選ぶ必要があるでしょう。

例えば、データ入力作業などの極めてルールが明確な業務は、Class1と呼ばれるRPAで対応可能です。

名刺管理や請求書発行、ユーザーデータ入力などの作業をRPAに一任できます。

更に、画像解析やディープラーニング、音声認識などのAIの機能も含めたClass2と呼ばれるRPAは、より複雑なシステムを一任することが可能になります。

農業分野では、作物の状況に応じてアクションを変えて生産性を高めるRPAの開発が進んでいます。

また、コールセンターなど、対人での対応が不可欠と思われていた業務も、RPAでの対応が進みつつあります。

RPAによる業務改善の道筋は、自社の業務の徹底分析と言えます。

細かに切り分けた業務を観察し、それらがどういったルーティンワークに変換可能であるかを見極めましょう。

■RPAと人の業務改善手段はどこが違う?

RPAの導入は、単純に人手を増やすことや、人による業務改善を志すこととは全く違った将来性を秘めています。

RPAは、人の常である疲労や精神的ストレスといったミス要因なく、24時間働き続けることができます。

もちろん、初期準備期間に対する時間や費用の投資は必要ですが、その後安定した稼働を約束されるという点において、非常に高い成果を期待できるでしょう。

更に、RPAを導入することによって、常にそのプロセスは無駄が削ぎ落とされた状態を維持することができます。

RPAに一任する業務が発生することで、企業全体の効率化に対する意識を保ち続けることができるのです。

少子高齢化社会への道筋が浮き彫りとなり、人手不足が叫ばれる日本で、人材採用の課題を抱えず、効率的な業務改善のサイクルを回し続けられる企業であること。

長期的なスパンで見れば、それは信頼性や競合他社との差別化にも繋がっていくことでしょう。

■RPA導入によって業務改善を達成するコツ

RPAの導入によって確実に業務改善をする方法は、どのような成果をRPAに求めるのか、事前に定義することです。

業務改善と一言で言っても、細かに分析していけば、どのような業務があり、どういった内容が単純化できるのかなどの現状が考察できるはずです。

企業成長とともにブラックボックス化してしまった業務や、単純作業が故にないがしろにされながらも社員の時間を浪費し続けている業務を洗い出しましょう。

RPAは、企業ごとの達成ミッションに応じて適応させていく必要があり、それまである程度の時間と費用を投資する覚悟が必要です。

当然、思ったような成果を出せない準備段階も予想しておくべきでしょう。

成果を出すまでの期間はRPA導入の事例によって様々だからです。

確実に業務改善を実現していきたいのであれば、スモールステップでのRPA導入が適切です。

先にご紹介したClass1のRPAで対応できる単純かつルール化が容易な業務からRPAを導入し、そのRPAでの成果をふまえて別のプロセスを自動化する、AIも含めたRPA導入を検討する、といったプランが現実的です。

RPAと言うと、大規模な業務改革を想像する方もいるかもしれませんが、人的業務のサポートとしての導入から始める企業も少なくありません。

RPAの果たす役割を実践するとともに、企業全体が認知しながら個々の企業の適性を見極めていくことで、人の成し得なかった業務改善へと近づくことができるでしょう。

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